Sistema de administración de viáticos aprovechando las bondades de la facturación electrónica

Abstract

En la actualidad es indiscutible que el ambiente competitivo en el que vive el sector empresarial requiera cada día una mayor comunicación y flujo de la información para poder generar las ventajas competitivas que todo sector requiere, en este punto las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) que corresponden a las siglas en inglés ICT (Information and Communications Technology) que refieren: tecnologías que permiten el tratamiento e intercambio de información; la importancia de su adopción para el mejoramiento de la productividad en las empresas resalta el papel que la información juega en los procesos y resultados de cualquier gestión empresarial (Monge Gonzalez, Alfaro Azofeifa, & Alfaro Chamberlain, 2005, pág. 29). Por otro lado, es importante para las empresas saber cuánto les cuesta fabricar sus productos o generar sus servicios con el fin de establecer precios y saber cuáles reportan mejores rendimientos entre otras informaciones valiosas, el uso del subsistema denominado contabilidad de costos que puede definirse como la rama de la contabilidad que se encarga de clasificar, acumular, controlar y asignar costos a los productos, procesos, actividades o servicios para los que la empresa desea tener una medición independiente, de esta forma la contabilidad de costos nos ayuda a elaborar eficazmente este tipo información (Lambretón Torres & Garza Fernandez, 2016, págs. 2-3), con la cual los administradores podrán tomar decisiones fundamentadas en la información basada en datos reales de la operación. La cantidad de datos generada diariamente por las empresas es abrumadora y en muchos casos sin las herramientas adecuadas su análisis es una tarea titánica, por este motivo el uso de las TIC’s combinadas con la información que surge durante la actividad contable de las empresas permite generar y analizar los datos para proporcionar información valiosa a los administradores y de igual forma para los demás grupos de interés de la organización, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) incluido, como principal validador de la facturación electrónica de los ingresos y egresos que las entidades económicas. En la actualidad el SAT que también hace uso de estas herramientas, se agregó la obligación de la facturación electrónica la cual nos ayuda en el registro y corroboración de la información de las facturas emitidas basándonos en los archivos XML (por sus siglas en inglés eXtensible Markup Language) (Fileinfo, 2015) es una representación de información basado en etiquetas para delimitar la estructura de datos que se encuentra en un archivo de texto plano el cual puede ser leído en cualquier dispositivo, por su gran versatilidad es muy utilizado tanto para representar datos, importación estándar de formatos y hasta páginas web, en el caso de la facturación electrónica se utilizan como representación de todos los datos que conforman un comprobante fiscal. La facturación dentro de Estrategias en Tecnología Corporativa, S.A. de C.V., (ESTRATEL), al igual que en cualquier otra empresa, es una parte fundamental, ya que sin ésta el proceso de venta no podría completarse, por el simple hecho de que para poder registrar el ingreso, y para el cliente, poder demostrar ese gasto, es necesaria la emisión de una factura; de esta forma, bajo la obligación de generar una factura electrónica el personal de Estratel va más allá y en lugar de solo acatar la obligación fiscal, se decide sacar provecho de la misma, para agilizar, tener control de los procesos internos y dar más certeza a los mismos